Геттисбергская речь состоит из 271 слова.
Вчера я получил письмо по поводу изменений политики компании в отношении выбора чая и кофе, и оно состояло из 350 слов.

Я знаю, кофе – это важно. Но если Линкольн смог красноречиво рассказать разделенной нации о важности гуманности и равенства с помощью 271 слова, я думаю, у нас должно получаться отправлять более короткие письма, связанные с работой.

Зачастую мы боимся быть краткими в электронных письмах, потому что не хотим звучать скупо или потому что нам кажется, что нужно предоставить большое количество информации и указаний, чтобы адресат все понял. И это правильно. Но я думаю, все согласятся, что более короткие письма намного облегчили бы наши трудовые будни.

Представляю Вам небольшое простое руководство, благодаря которому Ваши письма будут короткими и приятными (при этом не будут звучать фамильярно).

Уберите сведения, не имеющие отношения к делу

Я получаю огромное количество писем, которые начинаются с чепухи. И хотя информация в начале письма может быть приятной, на ее прочтение зря тратится время, особенно если я не знаком с Вами или увижу Вас на встрече в 16 ч.

Другими словами, не нужно начинать каждое письмо, говоря людям, что Вы надеетесь, что они хорошо провели выходные. За исключением случаев, когда Вы пишите действительно близким людям, давайте считать, что мы все надеемся, что у каждого из нас выходные прошли хорошо, мы с нетерпением ждем следующих и в целом все хорошо. И переходите сразу к делу. 

Удалите лишние слова

Время от времени мы все добавляем лишние слова в письма по самым разнообразным причинам. Благодаря ним, переход от одной мысли к другой становится более плавным. Они смягчают грубый язык. И иногда из-за этих слов мы звучим умнее. 

Однако электронная почта существует не для создания самых прекрасных писем в мире, а для быстрого обмена короткими сообщениями. Я призываю Вас к удалению слов и фраз, которые абсолютно не нужны.

Давайте для примера рассмотрим предложения из сообщения, полученного мной совсем недавно:

На данный момент я считаю, что нам всем нужно вновь пересмотреть проблему и придумать несколько ключевых вопросов для обсуждения на предстоящей встрече через две недели, которые помогут нам приблизиться к нахождению решения данной проблемы, которое устроит все участвующие стороны.

Какова здесь основная мысль? Сложно сказать, когда использовано столько лишних слов. Такая фраза, как «на данный момент» не несет никакой смысловой нагрузки, поэтому ее можно и не употреблять. Почему бы не переписать всю фразу следующим образом:

«Давайте все придумаем 2-3 вопроса, касающиеся нашей проблемы, для обсуждения на следующей встрече».

Все, кому предназначено письмо, поймут, о чем Вы говорите, и Вы сократите письмо примерно на 70%.

Излагайте мысли лаконично, но понятно

Когда-то у меня был начальник, который отправлял мне короткие, загадочные сообщения, не имеющие никакого смысла. Однажды я получил письмо в 8 утра со следующим содержанием:

“Сегодня сначала разбери Facebook. —М.Д.”

Что он имел в виду под словом «разбери»? Что вообще можно разобрать в Facebook? Прочитав его письмо, у меня возникло несколько вопросов, на которые ему потом пришлось отвечать. Хотя его письмо было кратким, в итоге мы обменялись еще несколькими сообщениями и потратили кучу времени. Если бы он изначально добавил всего пару слов, допустим, «Сегодня в первую очередь ответь на отзывы пользователей в Facebook, поскольку за ночь мы получили много жалоб», мы бы избежали ненужных дискуссий.

Грамотное обращение со словами и краткое изложение сведений не являются воплощением лаконичности. Убедитесь, что Ваше сообщение будет понятно адресату.

Проверьте свое письмо

Прежде чем отправить письмо, потратьте еще 30 секунд на то, чтобы перечитать его. Задайте себе следующие вопросы:

• Ваша мысль в сообщении выражена четко и понятно?
• Есть ли какие-то сведения, которые можно убрать, поскольку они не несут никакой смысловой нагрузки?
• Можно ли что-то упростить?

Чем больше Вы будете тренироваться и проверять написанное, тем больше Вам будет понятно, какие области требуют улучшения. И самое главное, Вы начнете автоматически исправлять свои электронные письма в дальнейшем.

Последний совет: посчитайте, сколько слов в Вашем письме, возможно, Вы будете шокированы. Следите за своим прогрессом и наблюдайте, до какой степени Вы сможете сократить свои сообщения.